April 2012

Workshop: Schulcatering und "Essen auf Rädern"
Programmerweiterung RCS-EaR (Versionen 3.32.10 – 3.33.20)

Informationsveranstaltung und Workshop zum Thema:
Schulcatering und "Essen auf Rädern"

Ausstellung und Präsentation am 02.05.2012, 14:00 - 17:30 Uhr

Schulcatering
- Verwaltung der Kinder und Einrichtungen, Bestelleingabe, Zustellpausen
- Essenmeldungen, Ausgabelisten, Essenmarken, Speiseplan
- Abrechnung, Zuschussrechnungen, Auswertungen
- Bestellterminal
- Essenausgabekontrolle mit Display und RFID-Leser
- Verbindung zu RCS-Online-Bestellung
Essen auf Rädern
- Verwaltung der Kunden und Touren, Bestellerfassung, Zustellpausen und Dauerbestellungen
- Tourenlisten, Lieferetiketten und Lieferscheine
- Speiseplan mit Produktionsmengen, Leihgutbuchungen
- Abrechnung, Zuschussrechnungen, Auswertungen
- Verbindung zu RCS-SKalk
- Verbindung zu RECOscan
Online-Bestellung
- persönlicher Speiseplan und Bestellerfassung, Kundenanmeldung
- Verbindung zu RCS-Schulcatering, RCS-EaR
Bestellscanner RECOscan
- Bestellscheine und Bestelllisten für Kitas automatisch scannen und erkennen
- Verbindung zu RCS-Schulcatering, RCS-EaR
Speisekalkulation/Partyservice
- Rezepturkalkulation
- Wareneinkauf, Lieferantenverwaltung
- Kundenverwaltung und Auftragsabwicklung für Partyservice
- Verbindung zu RCS-Schulcatering, RCS-EaR
- Infos zu Archivierung (ELO) und Fibu (Syska, Varial)

Tagesordnung für den Workshop am 03.05.12, 10:00 - 16:00 Uhr

10:00 - 10:15 Uhr	Begrüßung kurze Einleitung Vorstellung der Mitarbeiter
10:15 - 11:00 Uhr	Sicherheit und Datenschutz im Internet und die Umsetzung bei RCS Technische Voraussetzungen Betreuung durch Fernwartung Möglichkeiten der Online-Erfassung von Bestellungen und Teilnehmerdaten
11:00 - 12:15 Uhrr	Neuheiten im Programm RCS-EaR, Schwerpunktthemen: Produktionsmengen, Bedarfs- und Abfülllisten Speiseplan Abrechnungen mit Zuschüssen, "Bildungspaket" Vorausrechnungen, Versand per E-Mail Auswertungen
12:15 - 12:30 Uhr	Datensicherung und Notfallkonzept für RCS-EaR
12:30 - 13:30 Uhr	Mittagspause
13:30 - 14:15 Uhr	Schulcatering Bestellmöglichkeiten Online, Terminal, RECOscan Essenausgabekontrolle geplante Weiterentwicklungen
14:15 - 15:15 Uhr	Speisekalkulation RCS-SKalk Kurzüberblick Zusammenspiel mit RCS-EaR/Schulcatering
15:15 - 15:30 Uhr	Kaffeepause
15:30 - 16:00 Uhr	Datenarchivierung mit ELO Gesetzliche Vorschriften Umsetzung und Einbindung in RCS-EaR/Schulcatering
16:00 Uhr	Individuelle Gespräche

Die Teilnahmegebühr für den Workshop beträgt 89,00 EUR. Kombinieren Sie den Workshop mit unserem Benefiz-Polit-Talk "Zukunft Kinder, Schulessen und gesunde Ernährung - Kann sich Deutschland das überhaupt leisten?" erhalten Sie eine Kombi-Eintrittskarte für 109,00 EUR. Preise pro Teilnehmer, inkl. 19% MwSt. Die Anzahl der Teilnehmer an beiden Veranstaltungen ist begrenzt.

>> zurück

Programmerweiterung RCS-EaR:
Versionen 3.32.10 – 3.33.20

Bestelltabelle

Geburtstagsinfo
- Der Zeitraum für die Anzeige der Geburtstags-Info wurde vergrößert. Bisher wurde am Geburtstag selbst und sowohl 2 Tage davor als auch danach die Information in Form von Sektgläsern angezeigt. Jetzt wird diese Information sowohl in der Woche des Geburtstages als auch 1 Woche davor und danach angezeigt.

Auslieferung

Tagesbeträge auf Tourenlisten
- Die auf den Tourenlisten ausgewiesenen Tagesbeträge beinhalten menü- und tagesbezogene Zuschüsse, Menü- und Tagespauschalen und tagesgenaue Rabatte.
Bestellsummen auf Lieferscheinen
- Die ausgewiesene Bestellsumme auf Lieferscheinen beinhaltet nur statistikfähige Menüs und Artikel.

Einrichtungsverwaltung

Löschkennzeichen bei Einrichtungen und zugeordneten Kunden
- Alle zugeordnete Kunden einer Einrichtung können gemeinsam gelöscht werden.
  
  Beim Setzen eines Löschkennzeichens (LK) für eine Einrichtung erscheint eine Abfrage, ob bei den zugeordneten Kunden das LK auch gesetzt werden soll.
  
  Wird diese Frage verneint, werden keine LK gesetzt. Im anderen Fall wird überprüft, ob für alle zugeordneten Kunden ein LK gesetzt werden kann. Ist dies möglich, wird sowohl für die Einrichtung als auch die zugeordneten Kunden ein LK gesetzt.
- Wird das LK eines Kunden, der einer Einrichtung mit LK zugeordnet ist, zurück genommen, wird die Zuordnung zu dieser Einrichtung gelöst. Dazu erscheint eine entsprechende Information.
- Wird das LK einer Einrichtung zurück genommen, erscheint eine Abfrage, ob bei allen zugeordneten Kunden das LK auch zurück genommen werden soll. Unabhängig von dieser Entscheidung wird das LK bei der Einrichtung zurück genommen.

Rechnungsdruck

Rechnungen ohne MwSt.
- Auf allen Brutto-Rechnungen wird unter dem Gesamtbetrag die darin enthaltene Umsatzsteuer mit einem Satz ausgewiesen. In den Voreinstellungen kann pro Umsatzsteuersatz eine weitere Information hinterlegt werden, die zusätzlich auf jeder Rechnung ausgegeben wird.
- Bei Kunden, die von der Umsatzsteuer befreit sind, kann diese doppelte Informationsausgabe verwirren. Deshalb kann jetzt der Standardtext unter dem Gesamtbetrag bei Verwendung einer zusätzlichen Information für 0% Umsatzsteuer ausgeschalte werden.
Druck von Nullrechnungen
- Bei der Verwendung von Artikeln oder Menüs ohne Preise oder bei bestimmten Zuschüssen können Rechnungen zwar mit Positionen aber ohne Rechnungsbetrag entstehen. Auch diese Nullrechnungen bekommen eine Rechnungsnummer und werden verbucht. Wenn diese Rechnungen beim Sammeldruck nicht mit ausgedruckt werden sollen, kann die entsprechende Einstellung gesetzt bzw. entfernt werden.
  
  Die Einstellung wirkt nur bei Einzelrechnungen im Sammeldruck. Voraus- und Sammelrechnungen und Rechnungen im Einzeldruck werden immer gedruckt.

Vorausrechnungen

Überspringen des aktuellen Zeitraumes bei der Nachberechnung/Gutschrift
- Es werden mitunter Vorausrechnungen für einen neuen Abrechnungszeitraum schon vor Ablauf des aktuellen Zeitraumes erstellt, um z.B. unter Berücksichtigung der Zahlungsfrist schon vor Beginn des neuen Zeitraumes die Zahlungen für die vorbestellten Essen zu bekommen. In solchen Fällen ist es ungünstig, auf der Vorausrechnung den noch nicht abgeschlossenen aktuellen Zeitraum zu verrechnen, da sich an den verbleibenden Tagen noch Bestellungen ändern können. Deshalb ist es sinnvoller, den aktuellen Abrechnungszeitraum zu überspringen und die Nachberechnung für den davor liegenden Zeitraum durchzuführen.
- Beispiel: Eine Vorausrechnung für März wird bereits Mitte Februar erstellt. Auf dieser Rechnung werden die Bestelländerungen vom Januar (und älter) berücksichtigt und dementsprechend die Nachberechnung oder Gutschrift ausgewiesen. Die Vorausrechnung für April beinhaltet dann die Verrechnung des Februars.
- Diese Form der Vorausrechnung kann in der Verwaltung der Rechnungsarten durch das Format "VRskip" eingestellt werden.
- Für Kunden mit Vorausrechnung müssen erst für die eingestellte Rechnungsart Abschlussrechnung erstellt werden, bevor sie auf die neue Rechnungsart umgestellt werden können.
Wiederholter Druck von Vorausrechnungen
- Beim wiederholten Druck einer aktuellen Vorausrechnung wird nur der verrechnete Zeitraum auf Änderungen geprüft.
- Beim Erstellen einer neuen Rechnung (z.B. aufgrund von rückwirkend bewilligten Zuschüssen), werden mögliche Bestelländerungen im Vorauszeitraum, die bereits nach dem ersten Rechnungsdruck erfolgt sind, nicht berücksichtigt, sondern immer die ursprünglichen Bestellmengen und Beträge ausgewiesen.

Zuschussabrechnung

Zwei unterschiedliche Zuschusszahler
Es ist nun möglich, eine Kundenabrechnung automatisch auf 3 verschiedene Rechnungen aufzuteilen: eine Rechnung für den Kundenanteil, sowie jeweils eine Rechnung für zwei verscheide Rechnungsempfänger, die den Essenpreis bezuschussen, z.B.

ein Euro pro Essen wird dem Kunden berechnet,
ein fester Zuschussbetrag pro Menü wird von einer Stiftung oder einer kommunalen, sozialen oder kirchlichen Organisation übernommen und
der Restbetrag wird, entsprechend dem Bildungspaket, dem Jobcenter oder der Arge in Rechnung gestellt.

Folgende Regeln sind dabei zu beachten:

Bei der Berechnung werden verschiedene Zuschussarten berücksichtigt. Diese können in drei Gruppen unterteilt werden:
1. menübezogener Zuschuss (Zuschuss zum Grundpreis, Zuschuss im Grundpreis, max. Kundenanteil am Grundpreis)
2. tagesbezogener Zuschuss (max. Zuschuss pro Tag)
3. rechnungsbezogener Zuschuss (prozentualer Zuschuss)

Für den zuerst festgelegten Zuschusszahler kann jede dieser Zuschussarten ausgewählt werden.
Ausgehend von der ausgewählten Zuschussart des ersten Zuschusszahlers sind für den zweiten Zuschusszahler folgende Zuschussarten möglich:

Zuschusszahler 1		Zuschusszahler 2
menübezogener Zuschuss	->	jede Zuschussart
tagesbezogener Zuschuss	->	tagesbezogener Zuschuss
rechnungsbezogener Zuschuss	->	zweiter Zuschusszahler nicht möglich

Für die Kunden gelten bei der Verwendung von Zuschüssen folgende Einschränkungen:
1. Die Zuschussarten max. Kundenanteil am Grundpreis oder gesockelter Zuschuss können nur verwendet werden, wenn keine Rabatte gewährt werden.
2. Ein prozentualer oder Tageszuschuss kann nur verwendet werden, wenn keine Rabatte, keine Vorausrechnung und keine Sammelrechnung eingestellt ist.
3. Bei der Verwendung eines prozentualen Zuschusses, muss der Kunde monatlich abgerechnet werden und beim Zuschusszahler (Rechnungsempfänger) muss die Ausweisung des Kundenanteils aktiviert sein.
Der aus dem Menüpreis entsprechend der ersten Zuschussart ermittelte Kundenanteil ist die Basis für die Berechnung des endgültigen Kundenanteils und der zweiten Zuschussart. Pauschalen und die MwSt. des Kunden können in die Zuschussberechnung einbezogen werden. Dazu gelten gesonderte Einstellungen und Festlegungen.

WICHTIGE ÄNDERUNG BEI DER ABRECHNUNG!
Die Berechnung des Kundenanteils und der Zuschüsse erfolgt nicht mehr bei der Erstellung der Zuschuss-rechnungen, sondern immer bei der Verbuchung der Kundenrechnungen.

Dabei werden die Bestellungen sowie die aktuell gültigen Preise, Menüpauschalen, Rabatte und Zuschüsse berücksichtigt. Jegliche nachträglichen Änderungen haben keinen Einfluss mehr auf die Erstellung der Zuschussrechnungen. Somit wird gewährleistet, dass die Summen der aufgeteilten Rechnungen immer die Gesamtabrechnung eines Kunden ergeben, d.h. die Zuschussrechnungen passen immer auch zu den Kundenabrechnungen.
Vor dem Druck der Zuschussrechnungen wird überprüft, ob es Kunden mit noch nicht abgerechneten Bestellungen im Abrechnungsmonat der Zuschussrechnung gibt. Diese Kunden erscheinen dann nicht auf der Zuschussrechnung, sondern auf einer separaten Liste.

Unterschiedliche Zuschüsse pro Menü und/oder Tag
- Für die Zuschussart "Zuschuss zum Grundpreis" können jetzt unterschiedliche Zuschüsse pro Menü und/oder Tag verwendet werden. Bisher wurde der beim Kunden eingetragene Zuschuss bzw. Kundenanteil immer auf jedes zuschussfähige Menü angewendet.
- Dazu wird beim Zuschusszahler (Rechnungskunde) eine Preisgruppe hinterlegt, in der für jeden Tag und jedes zuschussfähige Menü ein konkreter Zuschussbetrag hinterlegt ist.
- Bei den Bestellkunden wird als Zuschussart "Zuschuss lt. Preisgruppe" eingetragen. Ein Zuschussbetrag oder ein Kundenanteil wird nicht erfasst.

Rechnungsverwaltung

Anzeige von Zuschussrechnungen
- Bei der Auswahl der Rechnungsart "Zuschussrechnung" wird das Aktenzeichen mit angezeigt. Dafür werden die Spalten "Abr. vom" und "Tour" ausgeblendet.
Rechnungsempfänger als Adresse
- Wurde der Rechnungsempfänger in den Stammdaten nur als Adresse erfasst, erscheint diese nicht in diversen Rechnungslisten und in der Spalte Rechnungsempfänger in der Rechnungsverwaltung. Dies erschwert die Suche bei Namensverschiedenheit, da die Rechnung an den Rechnungsempfänger adressiert ist und dieser auch anruft, z.B. bei Patchworkfamilien.
- Jetzt wird jetzt an den entsprechenden Stellen immer die Adresse des Rechnungsempfängers angezeigt, unabhängig ob dieser als Adresse erfasst ist oder als Rechnungskunde zugeordnet wurde.
Auswahl in der Rechnungstabelle
- Werden konkrete Kunden oder Rechnungen gesucht und gefunden, werden nur noch diese in der Tabelle angezeigt. Dadurch wird die Auswahl und Anzeige der Rechnungstabelle wesentlich beschleunigt.
- Das Suchkriterium wird auch nach der Suche noch angezeigt, damit man noch sieht, wonach gesucht wurde. Alle weiteren Auswahlen (Zahlart oder -status, Tour, Rechnungsart und -zeitraum) die vorgenommen werden, beziehen sich auf die gefundenen Daten. Bei erneuter Aktivierung eines der Suchfelder werden die Eingaben gelöscht und es kann eine neue Suche erfolgen. Die neue Suche, egal ob mit oder ohne Eingaben, erfolgt erst nach Betätigen der Eingabetaste in einem der Suchfelder.

Offene Posten

Lastschriften DTA
- Die zusätzlichen Verwendungszwecke für eine DTA-Datei können jetzt auch bei tagesgenauen Rechnungsarten verwendet werden. Dafür werden alle Positionen wie nach Menüs zusammengefasst.
Kontenblätter
- Zur besseren Nachvollziehbarkeit von Eintragungen (automatische oder manuelle) im Kontenblatt wird jetzt in der ersten Spalte eine Erfassungsposition angezeigt, nach der auch standardmäßig sortiert ist. Benötigt man eine Sortierung nach dem Tagesdatum, ist dies als Alternative auch möglich.
- Das Kürzel des Sachbearbeiters, der eine Buchung erfasst bzw. ausgelöst hat und die Erfassungszeit werden im oberen rechten Panel pro Buchung angezeigt.
Debitorkonto für Fibu-Schnittstellen
- Das Debitorkonto muss, genauso wie die Kundennummer, im System eindeutig sein.
- Sollen trotzdem die Rechnung von mehreren Kunden (z.B. Geschwister) auf das gleiche Debitorkonto gebucht werden, muss diesen Kunden entweder ein Sammelkonto oder ein Rechnungsempfänger zugeordnet werden. Erfolgt diese Zuordnung, kann unmittelbar davor das zugeordnete Debitorkonto manuell gelöscht werden. Nach der Zuordnung wird das Feld inaktiv.
- Für das Löschen kann in den Kundenstammdaten (Seite Auswahl) eine Geschäftsregel aktiviert werden, die das Debitorkonto beim Speichern automatisch löscht.

Auswertungen

Bestellauswertung
- Bei der Bestellauswertung entfällt die Auswahl für Kundenanteil und/oder Zuschuss. Die ausgewiesenen Beträge sind standardmäßig der Kundenanteil und bei Bedarf können die Zuschüsse dazu genommen werden, so dass der Gesamtbetrag ausgewiesen wird. Wird in bestimmten Fällen nur die Auswertung der Zuschussbeträge benötigt, ist auch dafür eine entsprechende Auswahl möglich.
- Bei den Beträgen werden Rabatte und die Zuschussarten "max. Zuschuss pro Tag" und prozentualer Zuschuss" nicht berücksichtigt.
Serienbrief-Versand per E-Mail
- Unter Auswertung > Kundenlisten/-briefe > Adressliste/Serienbriefe ist ein neuer Button hinzugekommen, mit dem das Versenden von Serienbriefen per E-Mail gestartet wird. Dieser Button ist allerdings nur sichtbar, wenn in den Voreinstellungen der E-Mail-Versand aktiviert ist und aktiviert, wenn ein vorhandener Serienbrief ausgewählt wurde.
- Nach dem Aufruf des E-Mail-Versandes kann in einem Dialogfenster der Betreff eingetragen und zusätzliche Anlagen ausgewählt werden. Weiterhin kann eingestellt werden, dass der Serienbrief für alle Kunden ohne E-Mail-Adresse gedruckt werden. Das Versenden der Serienbriefe wird mit einem Übertragungsformular angezeigt.
- Im E-Mail-Protokoll ist eine zusätzliche Auswahl für Serienbriefe hinzugekommen. Auf dem Ausdruck sind verschickte Serienbriefe mit "SBf" gekennzeichnet.

Kundenverwaltung

Bankverbindung mit BIC und IBAN für den SEPA-Zahlungsverkehr

Zusätzlich zur noch gültigen Bankverbindung, bestehend aus BLZ und Kontonummer, kann jetzt schon in Vorbereitung auf den kommenden SEPA-Zahlungsverkehr die Bankverbindung als SEPA-Mandat, bestehende aus einem Gültigkeitszeitraum, BIC und IBAN, erfasst werden.
- Der SEPA-Schalter schaltet zur Erfassung von SEPA-Mandaten um, der Konto-Schalter schaltet wieder zurück.
- Es werden immer die Daten des aktuellen SEPA-Mandats angezeigt, bezogen auf das Tagesdatum.
- Im SEPA-Bearbeitungsfenster können neue Mandate erfassen und bestehende Mandate bearbeitet werden.
- Die eindeutige Nummer eines Mandats wird fortlaufend automatisch vergeben.
- Mandate für einen bestimmten Verwendungszweck dürfen sich nicht überschneiden, d.h. für einen konkreten Tag gibt es immer nur ein gültiges Mandat. Vor der Erfassung eines neuen Mandats muss ein bisher gültiges Mandat abgeschlossen oder der automatische Abschluss bei einer Neuanlage muss bestätigt werden.
- In bestehenden Mandaten kann die Bankverbindung so lange geändert werden, bis dieses Mandat verwendet wird. Danach kann das Mandat nur noch abgeschlossen und ein neues Mandat angelegt werden.
- In Stammdaten -> Einstellungen -> Zusatzdaten Adressen gibt es jetzt eine zweite Banken-Verwaltung für den kommenden SEPA-Zahlungsverkehr. Darin werden pro Bank die sogenannte BIC (Bank Identifier Code) und deren Bezeichnung erfasst.
Neue Überprüfungsregel
- Auf der Seite Auswahl gibt es eine weitere Geschäftsregel zur Überprüfung der Zahlart (2. Regel).
- Ist die Regel aktiv, wird beim Speichern des Kunden geprüft, ob bei der Zahlart Lastschrift eine Bankverbindung erfasst wurde. Ist keine Bankverbindung eingetragen, wird die Zahlart automatisch auf Überweisung gestellt.
- Das Aktivieren dieser Regel aktiviert auch die Regel "Zahlart Lastschrift ohne Bankverbindung".
Anzeige des Zuschussbetrages
Bei der Bearbeitung der Zuschüsse gibt es in der Tabelle eine Spalte Betrag, in der bisher immer nur der Zuschussbetrag angezeigt wurde. Bei der Zuschussart max. Kundenanteil wird jetzt der Kundenanteil angezeigt.

Bestellscheinerfassung mit Scanner (RECOscan)

Kundenspezifischer Scanstopp
In den Kundenstammdaten kann hinterlegt werden bei welchen Kunden die Formularerkennung im Scanprogramm zur Sichtkontrolle anhalten soll. Damit können z.B. die Mehrfachbestellungen einzelner Kunden kontrolliert und fehlerfrei übernommen werden.
Anzeige des Zuschussbetrages
Das Verzeichnis aus dem die gescannten Bestellscheine (Scanimages) ausgelesen werden, ist jetzt in den Voreinstellungen frei einstellbar. Damit können z.B. getrennte Ablagen für Mandanten realisiert werden. Die untergeordnete Struktur muss so erhalten bleiben, wie die Bilddateien von RECOscan abgelegt werden.